home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / MGTREP1.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-01-19  |  13KB  |  286 lines

  1.  
  2.                                   Overview:
  3.  
  4.                  All Reports fit into a standard briefcase!
  5.  
  6. All  of  the  reports are printed out on standard 8 1/2"  by  11"  computer ì
  7. paper, so that you can carry this information with you  when you are on the ì
  8. road. This frees you from having to be tied to your computer into order  to ì
  9. retrieve  Client data. For example, while you are in a hotel room at  10PM, ì
  10. you  can refer to  your reports to answer questions such as:  "Who  are  my ì
  11. Clients  in Denver, the names of the contacts at each company, their  phone ì
  12. numbers,  and  what comments have I recorded about them in  the  electronic ì
  13. Rolodex [TM] as well as on any subsequent prospecting phone calls I made to ì
  14. them?"
  15.  
  16.  
  17. At the bottom of your screen, you will observe this phrase:
  18.  
  19.         "Category Selected."
  20.  
  21. With  this option, you can "layer-in" up to 99,999,999 different layers  or ì
  22. groupings of Clients.   Once you identify a new group of Clients, such as a ì
  23. newly-purchased  mailing list, you can separate them by assigning a  unique ì
  24. CATEGORY number to the group while you are entering their information  into ì
  25. the Person file.  
  26.  
  27. This  "layering"  effect will then apply to the data whenever you  wish  to ì
  28. print  labels  or  reports.  The data will appear to be  grouped  into  the ì
  29. categories that you designated.
  30.  
  31. For  more  information on how this works, go to the Main Program  Menu  and ì
  32. enter option 8, 'Select Category'.
  33.  
  34.  
  35.                                ==============
  36.                                |  OPTION 1: |
  37.                                ==============
  38.  
  39. Option  1  produces  one report from the Client  file.   You  have  these ì
  40. selections available:
  41.  
  42.                        1 = report based on company name, no Form Feed
  43.                        2 = report by last name
  44.                        3 = report by first name
  45.                        4 = report by city
  46.                        5 = report by category, then company name
  47.                        6 = report by phone
  48.                        7 = report by state
  49.                        8 = report by zip code
  50.                        9 = report by 'referred by'
  51.                       10 = report by address, line 1
  52.                            [see Help file at Reports Menu for logic]
  53.                       11 = report by company name, with Form Feed
  54.                       12 = Day-timer [TM] Sr, by last name
  55.                       13 = Day-timer [TM] Jr, by last nameè                      14 = Day-timer [TM] Sr, by Company name
  56.                       15 = Day-timer [TM] Jr, by Company name
  57.                       16 = report by Priority, if any
  58.                       17 = Modified company name, no Form Feed
  59.  
  60.  
  61. Selections 1 and 11 are similar.  Selection 1 will run all records together ì
  62. on  a page, while number 11 issues a form feed to the printer every time  a ì
  63. new company name appears.
  64.  
  65.                       ===  Options 12 through 15  ===
  66.  
  67. For  those of you who are currently using Loose-Leaf Day-Timers [TM],  this ì
  68. program  will print on continuous forms that Day-Timers [TM],  Inc.  sells.  ì
  69. Once  removed from their perforations, these continuous forms become  loose ì
  70. sheets  that you can insert into either their Junior or Senior Desk  Loose-ì
  71. Leaf binders.
  72.  
  73. This  program  will create an alphabetized 'Address and  Phone  Directory,' ì
  74. with page breaks between each new letter of the alphabet.
  75.  
  76. If  you wish to print an 'Address and Phone Directory' for just one  letter ì
  77. iεá thσá alphabet¼á theεá g∩ t∩ thσ Selectioε Criterißá Menu¼á anΣá observσ ì
  78. selectioε 4:
  79.  
  80.              4)  Select by character: leftmost character used 
  81.                      [first/last name, company, city]    
  82.  
  83. If  you  wish  to select only those records that BEGIN with the  letter  or ì
  84. letters  your enter,  then this selection will retrieve those records  that ì
  85. start with the leftmost character or characters you requested.
  86.  
  87.  
  88.  
  89.                ===  Note on logic of address line one:  ===
  90.  
  91. The  program  will  attempt  to  sort first  by  street,  then  by  number.  ì
  92. Specifically,  this report looks for the first blank space and then assumes ì
  93. that the characters to the left are the street numbers while the characters ì
  94. to the right are the street name.   Let's say,  for example,  that you  had ì
  95. entered these lines for address line one in three records:
  96.  
  97.                              '1103 Elm Street'
  98.                              '152 Elm Street'
  99.                               '5 Elm Street'
  100.  
  101.  
  102. The  report would see the first space in '1103 Elm Street' and would  split ì
  103. out '1103' as the street number and 'Elm Street' as the street  name.   All ì
  104. records would then be sorted first by street name, then by street number.
  105.  
  106.                    ==╜  Notσ oε logiπ oµ Optioε 17║  ===
  107.  
  108. Iε thi≤ "ModifieΣ compan∙ nameó Report¼á thσ prograφ create≤ aε inde°á tha⌠ ì
  109. display≤ thσ name≤ iε thσ orde≥ oµ compan∙ name¼ unles≤ i⌠ detect≤ tha⌠ thσ ìècompan∙á namσ i≤ thσ samσ a≤ thσ firs⌠ anΣ las⌠ namσ placeΣá together«á  Iε ì
  110. thi≤ case¼á i⌠ place≤ thσ applicablσ recorΣ iε thσ orde≥ oµ thσ las⌠á name¼ ì
  111. witΦ thi≤ tex⌠ displayeΣ iε thσ record:
  112.  
  113.                              [Indexed as Sax]
  114.  
  115.  
  116.                                ==============
  117.                                |  OPTION 2: |è                               ==============
  118.  
  119. Option  2  generates  one report from the Activity  file.  You  have  eight ì
  120. selections to choose from:
  121.  
  122.                   1   = Activity report sorted by Company Name, no Form Feed
  123.                              [without address]
  124.                   2   = Activity report sorted by date activity created
  125.                   3   = Activity report sorted by city, then date created
  126.                   4   = Activity report sorted by state, then date created
  127.                   5   = Activity report sorted by zip, then date created
  128.                   6   = Activity report sorted by Area Code, then date created
  129.                   7   = Activity report sorted by Company Name, with Form Feed
  130.                   8   = Activity report sorted by Company Name, no Form Feed
  131.                                         [with address]
  132.                   9   = Activity report sorted by callback date, if any.
  133.  
  134. Selection≤ ▒ anΣ ╖ arσ similar«á  Selectioε ▒ wil∞ ruε al∞ record≤ togethe≥ ì
  135. oεá ß page¼á whilσ numbe≥ ╖ issue≤ ß forφ feeΣ t∩ thσ printe≥ ever∙ timσá ß ì
  136. ne≈ compan∙ groupinτ oµ activit∙ record≤ appear.
  137.  
  138. Selection≤ ▒ anΣ ╕ arσ thσ samσ report¼ excep⌠ tha⌠ repor⌠ onσ exclude≤ thσ ì
  139. addresse≤ whilσ repor⌠ eigh⌠ include≤ them.
  140.   
  141. Repor⌠á numbe≥ ╣ display≤ thosσ activit∙ record≤ tha⌠ havσ ß callbacδá datσ ì
  142. anΣ onl∙ those¼ witΦ thσ mos⌠ recentl∙ scheduleΣ callbacδ first«   Activit∙ ì
  143. record≤á withou⌠á ß callbacδ datσ arσ excludeΣ froφá thi≤á selection«á   Iε ì
  144. repor⌠ 9¼á thσ datσ rangσ yo⌡ selec⌠ iε Optioε 3¼á iµ any¼á refer≤ t∩ thosσ ì
  145. date≤ wheε thesσ record≤ wherσ firs⌠ entered«    A⌠ thi≤ selection¼ yo⌡ caε ì
  146. selec⌠ als∩ b∙ thσ datσ rangσ oµ thσ callbacδ itself« 
  147.  
  148.  
  149.                                ==============
  150.                                |  OPTION 3: |
  151.                                ==============
  152.  
  153. Option 3 is to change the start or stop date of the summary. It defaults to 
  154. these dates:
  155.  
  156.    START DATE :'01/01/1901'
  157.    STOP DATE  :'12/12/2999'
  158.  
  159. This  means  that any summaries that you generate will be for  a  999  year ì
  160. period. Let's say that you would like to examine activities for a two  week ì
  161. period, during which you were on the road visiting a Client.  In that case, ì
  162. go to option 3 and enter the date on which the two week period began as the ì
  163. START  date,  and the date on which the two week period ended  as  the  END ì
  164. date.  Now your reports will reflect just that two week period.
  165.  
  166. [Note:   The  date  selection  feature  refers  to  when  the  records  was ì
  167. originally entered into the system.]
  168.  
  169.  
  170.                                ==============
  171.                                |  OPTION 4: |è                               ==============
  172.  
  173. 4⌐  Selec⌠ ou⌠ an∙ comment¼ city¼ state¼ zi≡ o≥ Clien⌠ fo≥ report[s]«  Thi≤ ì
  174. wil∞á  allo≈á  yo⌡ t∩ selec⌠ an∙ worΣ o≥ phrasσ a≤ ßá basi≤á fo≥á  creatinτ  ì
  175. reports«á   Whateve≥  commen⌠  yo⌡ select¼á thi≤ criteriß wil∞  bσ  applieΣ  ì
  176. t∩ option≤ ▒ o≥ ▓ iε thi≤ menu.
  177.  
  178.                                ==============
  179.                                |  OPTION 5: |
  180.                                ==============
  181.  
  182.                         Category Consolidation:
  183.  
  184. At  this option,  you can base your reports on either a range of categories ì
  185. or a list of non-continuous individual categories .    For example,  if you ì
  186. had selected a range,  then you could combine all records from categories 1 ì
  187. through 50.   You can select any size range,  from a range of 50 to a range ì
  188. of 50,000 categories.    If you had selected to input a non-continuous list ì
  189. of categories, then you could enter up to 200 categories for consolidation, ì
  190. such as to combine categories 10, 11, 15, and 20.
  191.  
  192. Note  that  this Category Consolidation logic is available in  these  three ì
  193. locations in the program:
  194.                    
  195.                    'Reports for Clients and Activities' 
  196.                      [Main Program Menu, Selection 3]
  197.                      -----> where you are now <-------  
  198.  
  199.                             'Appointments Menu'                          
  200.                      [Main Program Menu, Selection 7]
  201.  
  202.                'Base Station/Remote Site Consolidation Menu'
  203.                      [Main Program Menu, Selection 9]
  204.  
  205.  
  206.  
  207.                                ==============
  208.                                |  OPTION 6: |
  209.                                ==============
  210.  
  211.  
  212. This  option  will  insert  the memo field into the  reports  generated  by ì
  213. options 1 and 2.   Once selected,  you can specify the number of characters ì
  214. brought into the report from each memo.
  215.  
  216.  
  217.  
  218.                                ==============
  219.                                |  OPTION 7: |
  220.                                ==============
  221.  
  222.         "7)  Create 'cascading'  Report [multi-level,dynamic sort]"
  223.                                [Client File]
  224.  
  225. èWith  this  selection,  you can define the number of sorts in a report  and ì
  226. enter  those selected in any order you wish.    Here is the order of  sorts ì
  227. and the codes as displayed within option 7:
  228.  
  229.  
  230.  
  231. =========================================================================
  232.                                                                           |
  233. In selecting the order of sorts, observe the following codes:             |
  234.                                                                           |
  235. 0 = sort list completed  [entered last]         6 = sort by phone
  236. 1 = sort based on company name [no Form Feed]   7 = sort by state
  237. 2 = sort by last name                           8 = sort by zip code
  238. 3 = sort by first name                          9 = sort by 'referred by'
  239. 4 = sort by city                               10 = sort by address, line 1
  240. 5 = sort by category                           11 = sort by priority      |
  241.                                                12 = sort by company name  |
  242.                                                     [with Form Feed]      |
  243. =========================================================================
  244.  
  245. Let's say that you want list all records by state.   Within each state, you ì
  246. wish  to see the zip codes in ascending order.   To create this  you  would ì
  247. select these two codes: '7' then '8'.
  248.  
  249. The  program  then creates a 'cascading' index and gives you the option  to ì
  250. either print or to send to 'VIEW.TXT'.  
  251.  
  252. Another  example would be if you want to see all  priorities.  Within  each ì
  253. priority, let's say, would be ordered all zip codes.  Within each zip code, ì
  254. in  turn,  would  be records sorted by first name.   Here are the codes  to ì
  255. enter, and in this order:
  256.  
  257.                       '11', then '8', followed by '3'
  258.  
  259.  
  260. Upon  completing this selection,   you can also invoke the Counter  option, ì
  261. whereby you identify and count how many items are within any one sort.
  262.  
  263.  
  264.  
  265.                                ==============
  266.                                |  OPTION 8: |
  267.                                ==============
  268.  
  269.  
  270.                          "8)  Graph date of entry"
  271.  
  272.  
  273. You  can  select  a graphical image of the data of entry for the  two  main ì
  274. files.
  275.  
  276. Your choices are:
  277.  
  278.                 1 = Client file
  279.                 2=  ACTIVITY fileè
  280. Option 8 displays a graphics image of bars and symbols to show you what the ì
  281. date of entry was for records you had entered for any 14 day period.
  282.  
  283. This option is intended as display-only, unless you have a graphics printer ì
  284. to which you "dump" the image by pressing [SHIFT] [PRINTSCREEN].
  285.  
  286.